Med denne artikel kan du lære hvordan forudbetalingsregler og betalingspåmindelser automatisk fungerer og hvordan du selv kan tilpasse dem.
Automatiske forudbetalingsregler
Bookingsystemet genererer forudbetalingsreglerne automatisk .
Forudbetalingsreglerne består af et/to beløb samt en/to forfaldsdato(er). Forfaldsdatoerne afhænger af tre variable:
- Hvilken enhedstype der er booket
- Hvordan bookingen er oprettet: om bookingen er manuelt oprettet af dig eller en kollega, eller om gæsten selv har oprettet bookingen via online booking.
- Om gæsten er medlem eller ej
TIP
Du kan også se beløbene og datoerne i opkrævningsproceduren UDEN at sende en mail først.
Dette gør du ved at danne en forhåndsvisning af hvilken som helt e-mail skabelon:
Tryk på “Bookingskabeloner” → Vælg en e-mail skabelon → Tryk på “Eksempel på e-mail”.
For at se ændringerne efter at have dannet forhåndsvisningen/eksemplet, skal du opdatere siden (trykke F5).
Manuelle forudbetalingsregler
Foruden de automatiske forudbetalingsregler der er sat op i systemet, har du mulighed for selv at lave forudbetalinger manuelt. Dette kan være relevant af flere årsager. For eksempel, hvis det af en eller anden grund på en manuelt oprettet booking har været en forglemmelse at sende kunden en bookingbekræftelse, og fristen for at indbetale det første beløb er overskredet.
Når du skal oprette dine egne forudbetalingsregler selv, skal du gøre følgende:
Sørg for, at “Opkrævnings Procedure” området er ryddet. Er der allerede oprettede forudbetalingsregler, skal du blot trykke på skraldespand-ikonet ud for opkrævningen.
Tryk på den grønne knap med plus-symbolet:
Herfra folder opkrævningsprocedure-afsnittet sig ud, hvor du skal angive den ønskede forfaldsdato og beløbet der står til at blive opkrævet.
Når du har indtastet de ønskede variabler, skal du trykke på “Tilføj”. Din manuelt oprettede forudbetalingsregel er nu oprettet:
På samme måde som du kan angive den første indbetaling, kan du ligeledes angive betaling af restbeløbet på samme måde.
Betalingspåmindelser
Med betalingspåmindelser kan du minde kunden om, hvis han eller hun har glemt at overføre deres indbetaling. Du sender en betalingspåmindelse ved at trykke på “Betalingsskabeloner” og vælge betalingspåmindelses-e-mailen.
Når du har gjort dette, dukker en modalboks op hvor du skal trykke på “Send e-mail”.
Betalingspåmindelsen vil minde kunden om den første, ubetalte forudbetaling der findes på bookingen. Det vil sige, at har du en booking med to forudbetalingsregler (den ene er for depositum, den anden er for restbeløbet og skal indbetales senere end depositum), vil betalingspåmindelsen minde om manglende betaling af depositum.
Skal du sende en betalingspåmindelse for det samlede beløb af bookingen, kan du slette de allerede eksisterende forudbetalingsregler der findes på bookingen og oprette en ny forudbetaling af bookingens fulde beløb. Herved vil kunden blive mindet om, at skulle betale det manglende fulde beløb:
Har du to forudbetalingsregler og den ene er betalt kontant, bør du huske at sætte flueben ud for opkrævningen – derved vil betalingspåmindelsen registrere at den ene opkrævning er betalt så når du sender en betalingspåmindelse vil kunden kun blive mindet om det resterende ubetalte beløb.
Bemærk venligst, at ved online indbetalinger registreres dette automatisk – men er der tale om en indbetaling du manuelt skal registrere på bookingen, skal du også selv sætte flueben i den respektive opkrævning, der er indbetalt.
Løste denne artikel ikke din problematik, eller er du i tvivl om hvordan du skal bære dig ad med dette, så send os meget gerne en kontaktformular ved at klikke på “Kontakt os”, nedenfor.